Gestão de estoque: como otimizar os ganhos em uma marcenaria?

Gestão de estoque: como otimizar os ganhos em uma marcenaria?

Para quem trabalha com marcenaria, ter tempo e energia para se concentrar apenas na confecção das peças é fundamental. Se não houver dedicação, logo seu trabalho começará a perder qualidade. Um exemplo do que pode atrapalhar são as tarefas de administração de um negócio. Como é o caso da gestão de estoque.

Para manter uma empresa aberta ou mesmo ser um profissional autônomo, não basta saber executar sua função. Dessa forma, você precisa:

  • gerir corretamente sua mercadoria,
  • falar com clientes,
  • organizar atendimentos,
  • dividir o tempo certo para cada uma dessas tarefas.

Se for possível eliminar qualquer esforço extra, poupando tempo e energia, já será um bom investimento. E é para isso que serve um sistema de gestão.

Em síntese, para que você entenda melhor esse recurso, vamos falar um pouco sobre como ele funciona e quais vantagens ele proporciona para o seu trabalho. Acompanhe!

Como funciona um sistema de gestão de estoque?

Para usar qualquer ferramenta, é importante entender seu funcionamento, qual é o seu propósito e em quais contextos ela se mostra útil. No caso do sistema de gestão, é importante saber não só como usá-lo, mas como ele afeta outras partes do seu trabalho.

Enfim, apenas para resumir essa questão, listamos aqui 3 pontos que você deve sempre lembrar:

1. Registro dos itens

Se um estoque é um amontoado de peças, materiais e produtos que você tem disponíveis para fazer o seu serviço, a melhor forma de administrá-lo é saber o quanto você tem de cada um ao seu dispor.

No método tradicional, esse registro seria feito com papel e lápis ou em uma planilha de computador. Essas formas não são as ideais, mas ainda são mais eficientes do que não ter registros.

Com o apoio de um sistema bem estruturado, essa tarefa tende a ser mais ágil e prática. Dessa forma, todas essas informações passam a ser registradas e podem ser acessadas com mais facilidade, bem como haver relatórios que relacionem os dados entre si.

2. Histórico de atividades

Além das informações básicas sobre quantidade e exemplares de produtos, um sistema de gestão de estoque pode gerar um histórico de atividades de cada item ou do seu trabalho como um todo.

Normalmente, para poder identificar o histórico de um produto, você teria que passar por páginas e mais páginas de registros feitos à mão. Com a ajuda desse sistema, todas as informações aparecem mais rapidamente.

A qualidade do registro ainda depende da atualização do estoque toda vez que houver alguma entrada ou saída, mas você terá acesso facilitado a informações mais detalhadas, como data da atividade, volume movimentado e quantidade total de um produto. Pode parecer pouco, mas apenas o tempo que você vai economizar nesse processo será mais do que útil.

3. Organização do espaço

Um sistema digital de gestão geralmente é usado para administrar informações, mas também pode ajudar bastante no espaço físico que esses itens ocupam. Afinal, a forma como você distribui sua mercadoria e materiais na sua marcenaria afeta diretamente o quanto desse espaço você pode utilizar de maneira eficaz. Se houver muito desperdício, você, no mínimo, perde espaço de armazenagem.

Dentro do sistema, você pode inserir dados sobre a localização de peças específicas no estoque, o que também ajuda a poupar tempo ao procurar qualquer coisa. Com isso, você pode otimizar o uso do seu espaço e evitar que algumas coisas fiquem no seu caminho enquanto trabalha na sua marcenaria.

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Que vantagens a melhor gestão de estoque oferece?

Claro que ninguém investiria em um sistema de gestão se ele não oferecesse algum benefício para você e para o seu trabalho como um todo. Felizmente, há diversas formas de usá-lo a seu favor, tanto em marcenarias um pouco maiores quanto em negócios individuais. Aqui estão 9 exemplos:

1. Acesso fácil a diversas informações

Uma grande dificuldade que muitos profissionais apresentam para administrar os próprios negócios é justamente o tempo que eles precisam parar para acessar as informações.

  • Número de itens disponíveis,
  • datas de entrega previstas para material,
  • produtos preparados e em preparação.

Tudo isso é muito importante para administrar o seu trabalho com mais qualidade. Mas também consome o tempo necessário para realizar outras tarefas. Desde o atendimento ao cliente até a confecção dos produtos.

Com o auxílio de um sistema, você pode buscar e organizar todos esses dados com muito mais facilidade. Seja por data de execução, por tipo de produto ou por qualquer outro critério. Com isso, não será necessário passar muito tempo folheando registros feitos à mão. Ou fazendo com que você tenha mais tempo para trabalhar nas mercadorias. Ou ainda melhorar o atendimento e priorizar a satisfação do cliente.

2. Mais controle sobre seus produtos

As informações usadas na gestão de estoque não servem apenas para acompanhar seu desempenho. Servem também para evitar que você perca o controle do seu fluxo de trabalho. Muitos empreendimentos, de diversos portes, costumam perder de vista a forma como seus produtos são distribuídos e como seus materiais são usados. Não é raro que um marceneiro ou outro profissional autônomo receba um pedido e tenha que cancelá-lo ou atrasá-lo por falta de estoque.

Além de pensar na quantidade do material que você terá disponível para confeccionar produtos, você deve ter em conta a previsão de entrega em cada caso. Especialmente os que levam mais tempo para serem finalizados. Ao manter esse controle, você evita problemas com a sua agenda de trabalho E, acima de tudo, evita clientes insatisfeitos com seus serviços.

3. Otimização do volume do estoque

Em negócios que envolvam a confecção de mercadoria, como é o caso da marcenaria, o tamanho do estoque é sempre um ponto que requer atenção e discussão. Se houver uma baixa de determinada peça ou material, a produção é atrasada até que um novo lote seja fornecido. Caso haja um excesso, ele vai ocupar espaço e não vai gerar retorno rapidamente. Um bom trabalho de gestão é a chave para encontrar esse equilíbrio.

Via de regra, muitos negócios buscam um estoque cada vez mais enxuto, armazenando apenas os itens necessários para determinado período de tempo. Se há perspectiva de utilizar apenas 10 unidades de qualquer item até a próxima data de fornecimento, não há motivo para pedir 100. Se um dos seus produtos vende 5 unidades por mês, você pode se planejar para produzir essa quantidade, com o mínimo de margem de erro.

Com um sistema de gestão você pode acompanhar esse volume com mais facilidade e entender como otimizar as suas vendas, bem como as suas compras.

4. Minimização de erros de lançamento

É comum que um profissional autônomo lance números, datas e outras informações de forma incorreta na sua gestão de estoque. Quando alguém é responsável por praticamente todos os aspectos da empresa — do atendimento ao cliente à confecção da mercadoria —, é natural que ocorram erros em alguns momentos. No entanto, isso não significa que eles deixem de gerar impactos negativos na sua produtividade.

Independentemente disso, é importante que você reduza ao máximo a quantidade de erros nos seus registros, ou a administração do seu trabalho será comprometida. Com a ajuda de um sistema de gestão adequado, você poderá evitar os erros de digitação e as informações repetidas.

Menos trabalho significa menos desgaste, o que reduz as chances de erro humano. Como boa parte dessas informações pode ser replicada e registrada automaticamente, há menos chances de cometer equívocos.

5. Redução de prejuízos

Como mencionamos, um sistema de gestão vai ajudar a organizar melhor o seu estoque e o espaço na sua marcenaria. O que vai facilitar bastante o trabalho.

Também falamos sobre otimização de estoque e compras planejadas. Bem como uma das consequências dessas vantagens é diminuir parte do prejuízo que você teria, ajudando a manter uma rentabilidade adequada no seu negócio.

Pequenos prejuízos já fazem parte da margem de erro em qualquer orçamento. Já não é possível prever com 100% de precisão a movimentação de recursos na sua empresa. Ou mesmo o número de vendas. No entanto, mesmo em pequenos negócios individuais, ainda é possível minimizar essa incerteza ao evitar parte dos prejuízos.

Se antes você teria uma perda de 10% do seu material por comprar mais do que o necessário, pode usar o controle de estoque para regular melhor seus pedidos. Caso tivesse prejuízo por não saber a disponibilidade de peças e produtos, agora pode acompanhar esses números mais de perto e minimizar os erros.

6. Organização de serviços e entregas

Manter uma agenda bem estruturada de entregas, tarefas a serem executadas, produtos disponíveis, entre outras coisas, exige bastante tempo e atenção. Especialmente se você faz tudo manualmente. Seria impossível memorizar toda a sua agenda e ainda dar conta de reorganizá-la em caso de alguma emergência. Nesses casos, uma ferramenta de auxílio em gestão de estoque pode ser bem útil.

Além de haver um registro dos seus produtos e materiais em uso na marcenaria, esse tipo de sistema também inclui informações sobre:

  • datas de entrega de novos pedidos,
  • datas e volume de saídas (tanto em venda de mercadoria quanto em produção),
  • entre outros dados úteis para que você possa organizar o seu trabalho.

Com essa ajuda, não será mais tão difícil manter a ordem na sua marcenaria.

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7. Avaliação da rotatividade de cada item

Rotatividade é, como chamamos, a frequência com a qual um item entra e sai do seu estoque. Aqueles que têm mais rotatividade são utilizados com mais frequência e precisam ser repostos na mesma velocidade; aqueles com menos rotatividade não são tão demandados, então podem ficar parados por um bom tempo antes de serem trocados.

Materiais básicos como madeira e pregos costumam ter alta rotatividade em marcenarias, enquanto suas ferramentas têm baixa rotatividade.

Analisar esse índice é importante por diversos motivos. Primeiramente, porque os itens de mais rotatividade devem ter uma agenda de compra mais ágil ou de maior volume. Já que são requisitados com muita frequência.

Com um sistema, você conseguirá notar caso essa rotatividade esteja muito alta para itens que não deveriam ser trocados sempre e começar a investigar a causa do problema. Talvez não haja um manejo adequado de suas ferramentas. O que faz com que sejam substituídas mais rápido do que o normal.

8. Automatização parcial de tarefas

Uma parte considerável do trabalho envolvido na gestão de estoque de um negócio tende a ser mais repetitiva e cansativa do que o necessário. Afinal, anotar a mesma data em diferentes entradas, revisar diversos históricos de movimentação de produtos, entre outras coisas que aumentam o tempo necessário para concluir tais tarefas. Graças à tecnologia, é possível cortar alguns desses passos e automatizá-los. Pelo menos parcialmente.

Essa automação é uma das ações que diminui de forma considerável a taxa de erros durante o seu trabalho. Isso porque a máquina é bem menos afetada pela atividade repetitiva e prolongada. Além disso, você terá mais tempo disponível para se dedicar a outras tarefas, como conversar com clientes, aprimorar a confecção dos seus produtos, conversar com fornecedores etc.

9. Redução de custos administrativos

Por fim, mas não menos importante, todos os benefícios que já citamos resultam em uma redução geral dos custos de gestão do seu trabalho. Tanto em relação ao estoque quanto às demais áreas. Ao dedicar o tempo que você passaria apenas:

  • anotando e conferindo entregas à melhor confecção de produtos,
  • mais atendimentos;
  • melhor organização da sua marcenaria;
  • você também aumenta o seu faturamento.

Para muitas pessoas esse parece ser um gasto extra, já que é necessário investir em um sistema para utilizá-lo. No entanto, tal investimento é rapidamente compensado:

  • pelo seu aumento de produtividade,
  • pela organização,
  • pela otimização de processos,
  • pelo melhor controle sobre a rotatividade do seu estoque.

Em médio e longo prazos, você verá como esses recursos serão mais rentáveis para o seu negócio.

Agora que você tem mais informações sobre a gestão de estoque e como um sistema assim pode melhorar a qualidade do trabalho na sua marcenaria, é hora de adotar essa ferramenta no seu negócio. Entre em contato conosco e veja como podemos ajudar a tornar a sua marcenaria muito mais eficiente, conquistando resultados cada vez melhores!

Guia Marcenaria de Sucesso

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