Marcenaria inteligente: saiba como acompanhar os seus projetos

Marcenaria inteligente: saiba como acompanhar os seus projetos

Quando começam no ramo da marcenaria inteligente, muitos empreendedores são a única figura de gestão dentro da empresa. Por conta disso, centralizam muitas funções e enfrentam dificuldades para controlar os processos internos, otimizar o desempenho dos funcionários, ampliar a clientela e firmar novas parcerias — com lojas e estúdios de design de interiores, decoração e arquitetura, por exemplo — por não ter um planejamento administrativo eficaz em curto, médio e longo prazos.

Como resultado, torna-se inviável manter um acompanhamento sistemático dos projetos em andamento. O que afeta diretamente na produção, nos custos mensais, nos prazos de entrega das mercadorias e, consequentemente, na lucratividade da companhia. Não é para menos que 1 a cada 4 negócios fecham as portas em até 48 meses, conforme revelado pelo SEBRAE em levantamento sobre a sobrevivência das empresas no Brasil.

Contudo, isso não é motivo para desespero! Neste post reunimos algumas ações práticas e eficazes que podem ser adotadas na sua empresa. A fim de solucionar esses problemas e contribuir para o crescimento e a expansão dela no mercado. Acompanhe!

Tenha parcerias estratégicas com seus fornecedores

Para começar, saiba avaliar e montar parcerias estratégicas com bons fornecedores. De nada adianta pensar nas etapas do ciclo de produção, na contratação de mão de obra especializada, na avaliação de mercado ou mesmo no pós-venda se não der para contar com um fator crucial para todo o resto: o fornecimento de insumos para o seu negócio.

Ao contrário do que muita gente pode pensar, a possibilidade de atrasos na entrega de matéria-prima para a elaboração das peças encomendadas pelos clientes não é o único motivo disso. Fora afetar o abastecimento do seu estoque, você pode enfrentar outros problemas, como suprimentos de baixa qualidade e até mesmo itens danificados durante o armazenamento para transporte do centro de distribuição até a sua empresa.

Além disso, há a possibilidade de retardar a execução de diversos projetos. Especialmente aqueles com cronograma mais urgente. E aumentar o custo de entrega deles, gerando gastos internos extras e até mesmo paralisando a produção da companhia.

Portanto, procure manter e estreitar o relacionamento com fornecedores que são de confiança:

  • que ofereçam uma logística atrativa de reposição,
  • que tenham mercadorias dentro dos parâmetros do Inmetro,
  • que garantam a satisfação do consumidor,
  • que permitam que os seus serviços se tornem mais competitivos frente aos concorrentes.

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Realize o controle periódico do estoque

Já que falamos no tópico anterior sobre a relevância de contar com bons provedores de matéria-prima. Logo, nada mais natural do que citarmos como é significativo realizar o controle periódico do estoque. Afinal, sem esse procedimento, diminui-se (e muito) a eficiência da sua cadeia produtiva. Bem como a capacidade da empresa de assumir novos projetos.

É bem simples entender o porquê disso, visto que quando não há um controle dos insumos que são demandados diariamente da provisão nem daquilo que está sendo retido por muito tempo nela, não há como antecipar os prazos de reabastecimento ou evitar, por exemplo, aquisições desnecessárias de itens que não têm saída e só acumulam.

Por isso, monitore a utilização de cada material e institua, de acordo com a rotatividade deles, um tipo de reposição específica para impedir que, no futuro, alguma das operações internas seja prejudicada. Entre as modalidades possíveis, podemos citar:

Reposição contínua

Aquisições recorrentes de novos itens, mas com estocagem em menor quantidade. Assim o custo por produto é mais elevado, é verdade, mas as despesas com armazenagem são relativamente menores.

Reposição periódica

Aquisições programadas com maiores intervalos de tempo, mas com estocagem em maior quantidade — o que barateia o custo por produto, mas pode elevar os custos com armazenagem em função do volume.

Além disso, não deixe de investir em boas práticas para evitar perdas de materiais devido a problemas com as condições do espaço e a forma com que os itens são mantidos. Algumas delas são:

  • fazer checagem regular do interior do estoque para detectar eventuais focos de umidade, calor excessivo ou mesmo pragas que possam causar avarias na madeira (chapas, placas, painéis etc.);
  • reservar áreas de fácil acesso e de grande capacidade de estocagem (como prateleiras e depósitos) para dobradiças, parafusos, corrediças e demais produtos usados em larga escala na maioria das peças na marcenaria inteligente;
  • não amontoar muitas chapas revestidas no mesmo ambiente para que não haja danos nas superfícies delas ou, ainda pior, empenamento — deixando sempre, é claro, os itens mais pesados sobre plataformas no chão;
  • manter um local separado para produtos inflamáveis (como seladores e colas de contato), que seja arejado, bem iluminado e distante do maquinário;
  • organizar o layout do estoque para o armazenamento por segmentações de insumos, acessórios, ferramentas (como brocas e serras), peças finalizadas etc. — isso facilita o fluxo de pessoas e o correto manejo dos materiais.

Adote indicadores de performance

Qual é a melhor forma de acompanhar o andamento dos seus projetos e analisar se as metas mensais estão sendo alcançadas como o desejado? Se você pensou em indicadores de performance, acertou! No entanto, é preciso ter em mente que eles devem ser fáceis de compreender e de explicar aos demais membros do setor, adequados à realidade interna da empresa e, de fato, mensuráveis.

Dessa forma, panoramas gerais e padrões específicos podem ser detectados, e você solucionará os problemas que estão causando variações e falhas no operacional de cada um deles. Abaixo, reunimos alguns desses indicadores que, sem dúvidas, vão contribuir para uma melhor gestão do seu negócio. Veja:

Valor agregado (VA)

Estima o percentual já entregue do que foi contratado pelo cliente. Por isso, deve ser sempre analisado junto aos outros indicadores, em especial o IDP e o IDC, para determinar se os prazos e as despesas estão dentro do escopo do projeto.

Índice de Desempenho de Prazo (IDP)

Afere como está a execução dos projetos e assinala se está tudo dentro dos prazos estimados, se os processos estão adiantados ou se há algum desvio de percurso comprometendo a entrega.

Índice de Desempenho do Custo (IDC)

Determina os custos reais dos projetos no momento da entrega em paralelo ao que foi previsto no cronograma, mostrando se o orçamento foi utilizado integralmente, se foi possível realizar a contenção de gastos ou se houve dispêndios extras.

Taxa de tarefas realizadas

Calcula a quantidade de tarefas finalizadas sobre o total de tarefas previstas e o percentual de atrasos, refações e paralisações — devido à falta de recursos materiais e humanos.

Desvios de esforços

Aponta as diferenças entre o esforço estimado (prazos, orçamentos, mão de obra, material etc.) e o esforço que foi, de fato, empregado em cada projeto.

Acompanhe individualmente os seus funcionários

Outra ação importante que você deve adotar é o acompanhamento individual dos funcionários. Sim, esse não é, de fato, um processo rápido, do tipo que é feito em um único dia, por exemplo. Mas é indispensável para mensurar a eficiência dos profissionais e identificar problemas que estejam afetando a produtividade. Dessa forma, consequentemente, a lucratividade da empresa.

Para tanto, defina os períodos em que você vai conferir o andamento das tarefas, conversar com os membros das equipes e os respectivos supervisores delas. Bem como analisar os índices de performance de cada setor.

A partir disso, será possível montar relatórios personalizados de desempenho, que vão apontar colaboradores com:

  • produção elevada ou abaixo do esperado das metas mensais;
  • altos percentuais de rejeição de tarefas e trabalhos que necessitaram de refação, além de atrasos nas funções que cumprem diariamente;
  • habilidade e determinação, mas que ainda não têm treinamento e conhecimento técnico na área;
  • problemas de adaptação ao maquinário e às novas técnicas de produção;
  • perfil proativo, pontual e capaz de trabalhar em grupo;
  • objetivos pessoais que não estão alinhados aos valores e às metas da organização;
  • comportamento negativo (como dificuldade de comunicação com colegas e superiores, envolvimento em desentendimentos etc.).

Tenha uma rotina de feedbacks

Daí em diante, você poderá usar os resultados obtidos para marcar reuniões pessoais com os funcionários e repassar o feedback sobre a atuação deles. Visando ações que possam corrigir eventuais falhas, auxiliar o aperfeiçoamento e o desenvolvimento de novas competências, além de promover o engajamento desse pessoal por meio de incentivos, bônus ou promoções.

No entanto, atenção: esse retorno aos colaboradores não pode ser unilateral. É preciso que cada indivíduo também seja convidado a participar desse processo de mensuração. Dessa forma, faça uma análise da própria performance para destacar aspectos abstratos que as métricas alcançadas não podem indicar.

Além disso, é crucial que os trabalhadores se sintam confortáveis a dar um feedback sobre a sua gestão e o ambiente de trabalho. Dessa maneira, você compreenderá quais fatores podem estar influenciando positiva ou negativamente a motivação deles:

  • salário,
  • jornada de trabalho,
  • plano de carreira,
  • metas inviáveis,
  • setores mal estruturados,
  • falta de reconhecimento etc.

Isso é fundamental não apenas para ter uma equipe mais integrada entre si e alinhada com o sucesso e o crescimento da empresa. Mas também para evitar que o índice de turnover se torne um problema. Isto é, quando a rotatividade de funcionários aumenta consideravelmente. E começa, inclusive, a gerar custos com demissões frequentes, processos seletivos, treinamentos de novos contratados, etc.

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Invista em um sistema de gestão

Fora as demais ações, não deixe de contar com a tecnologia ao seu favor. Lembre-se que, com ela, você não só automatiza processos como otimiza tempo. Facilita e democratiza o acesso às informações para toda a equipe a partir de qualquer equipamento. E ainda melhora a linha de comunicação entre os colaboradores e supervisores.

Uma forma simples de fazer isso é utilizar um sistema de gestão que permita à sua empresa:

  • reduzir custos e centralizar todos os procedimentos financeiros (contas a pagar, orçamentos, contratos, fluxo de caixa, notas fiscais etc.);
  • ampliar a sua carteira de projetos, gerando maior lucratividade e um crescimento no número de clientes assíduos;
  • controlar com mais eficiência o estoque a partir do registro de entrada, saída e retenção de insumos;
  • realizar cotações de novos fornecedores;
  • gerenciar desde os ciclos de produção até os canais de venda, integrando todos os setores da empresa;
  • organizar a distribuição de tarefas para as equipes, assim como as metas e os objetivos por setor;
  • projetar índices importantes, como taxas de conversão de cliente, mark-up médio, ticket médio, descontos etc.;
  • melhorar a logística de entrega de peças;
  • reduzir o tempo médio entre o fechamento do negócio e essa última etapa.

Meça a satisfação dos seus clientes

O acompanhamento dos projetos não acaba quando você finaliza a produção e entrega as peças aos parceiros que encomendaram o serviço de marcenaria inteligente. Ou ao consumidor final que busca soluções criativas e com um valor diferenciado para sua residência e/ou comércio.

Ao contrário: é indispensável que ele continue no pós-venda e permita determinar o índice de satisfação de todos esses clientes. Além disso, é importante obter o feedback dessas pessoas. Especialmente quando ocorrem problemas relacionados a atrasos, entregas não efetuadas, orçamentos estourados e por aí vai. “Mas por que devo medir isso?”, você deve estar se questionando.

Acontece que esse índice também é um dos indicadores de performance que a sua empresa pode adotar para além dos que já foram citados neste post. Afinal, um cliente insatisfeito significa não apenas um comprador/freguês a menos, mas um marketing negativo para o seu negócio. Logo, alcançar justamente o resultado oposto é crucial para o aumento da clientela e, como resultado, a lucratividade dele.

Vá em busca de informações

Portanto, aplique formulários. Realize pesquisas. E, quando viável, faça entrevistas individuais com essas pessoas para coletar o máximo de informações que possam se tornar métricas sobre:

  • os pontos fortes e fracos na relação expectativa e entrega,
  • as experiência do consumidor,
  • custo-benefício final.

Como você viu, existem diferentes ações que podem ser implementadas pela sua empresa de marcenaria inteligente para aperfeiçoar e facilitar a sua gestão. Por isso, não deixe de apostar nelas para:

  • aumentar a participação da sua companhia no mercado,
  • conquistar novos clientes,
  • fechar parcerias de peso,
  • fazê-la crescer cada vez mais.

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Guia Marcenaria de Sucesso

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